關(guān)于《婚姻登記檔案管理辦法》的解讀
一、遵循的原則
一是嚴(yán)格按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《婚姻法》、《婚姻登記條例》等上位法的規(guī)定，確立婚姻登記檔案管理的原則、體制、工作職責(zé)和文件材料的歸檔范圍、整理方法以及檔案的移交、保管利用、鑒定銷毀等規(guī)定。二是正確處理現(xiàn)實(shí)性與前瞻性的關(guān)系。在四類婚姻登記檔案的歸檔材料中，都有一條“其他有關(guān)材料”，主要考慮隨著時(shí)間的推移和情況的變化，還可能產(chǎn)生一些新的歸檔材料，為以后新增加的材料留個(gè)接口。例如，目前婚檢問(wèn)題已成為社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題，今后有關(guān)法律可能對(duì)婚檢做出明確規(guī)定，屆時(shí)結(jié)婚登記材料就應(yīng)增加婚檢材料。三是整理方法的規(guī)定盡量作到簡(jiǎn)化整理、便于操作。根據(jù)婚姻登記檔案的特點(diǎn)，在整理方法上綜合了傳統(tǒng)的“文書立卷”與“以件為單位整理”兩種方法的優(yōu)點(diǎn)，簡(jiǎn)化整理程序，加蓋“歸檔章”，不裝卷皮，不寫卷內(nèi)目錄。
二、主要內(nèi)容解讀
《辦法》共18條，對(duì)立法目的、依據(jù)、婚姻登記檔案的定義、分類、工作職責(zé)、管理體制、婚姻登記材料的歸檔范圍、整理方法、歸檔要求、婚姻登記檔案的移交、保管、利用、鑒定銷毀等，均作了明確規(guī)定。對(duì)有關(guān)爭(zhēng)議問(wèn)題，作了以下處理：
1、全宗歸屬及檔案移交。
鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府辦理婚姻登記形成的檔案應(yīng)交鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）檔案部門集中管理。這既符合我國(guó)檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，又符合檔案按“全宗”整理的原則。一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案為一個(gè)“全宗”，應(yīng)由機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一管理，不得分散。因此，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府形成的婚姻登記檔案應(yīng)歸入鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府檔案全宗，它是機(jī)關(guān)檔案全宗里的一個(gè)門類，應(yīng)與機(jī)關(guān)其他檔案一道實(shí)行集中統(tǒng)一管理。這樣也方便當(dāng)?shù)厝罕姴殚啓n案。
縣級(jí)以上地方民政部門婚姻登記檔案也應(yīng)按集中統(tǒng)一管理原則實(shí)行分級(jí)管理并按規(guī)定移交同級(jí)國(guó)家檔案館。考慮到民政部門利用檔案的需要及其所能達(dá)到的保管檔案的能力不同，不便對(duì)婚姻登記檔案在民政部門保管的時(shí)間作具體規(guī)定，只規(guī)定婚姻登記檔案一般在民政部門保管一定時(shí)期后向同級(jí)國(guó)家檔案館移交，具體移交時(shí)間由雙方商定。
2、婚姻登記檔案的分類。
將分類原則定為：按年度、婚姻登記性質(zhì)兩個(gè)層次劃分。其中按婚姻登記性質(zhì)分為結(jié)婚登記類、離婚登記類、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證類、撤銷婚姻類。
根據(jù)《婚姻登記條例》第十六條規(guī)定，婚姻登記機(jī)關(guān)收到人民法院宣告婚姻無(wú)效或者撤銷婚姻的判決書副本后，應(yīng)將其歸入當(dāng)事人的婚姻登記檔案，從方便檔案整理和利用兩方面考慮，規(guī)定人民法院宣告婚姻無(wú)效或者撤銷婚姻的判決書副本按年度歸入撤銷婚姻類。因?yàn)樾婊橐鰺o(wú)效或者撤銷婚姻是對(duì)原結(jié)婚事實(shí)的否定，所以特別強(qiáng)調(diào)要在當(dāng)事人原結(jié)婚登記檔案的《結(jié)婚登記審查處理表》中備注有關(guān)情況。
3、婚姻登記文件材料的歸檔范圍。
婚姻登記文件材料的歸檔范圍，嚴(yán)格按《婚姻登記條例》所規(guī)定的各種登記應(yīng)提交的證件和證明材料的內(nèi)容確定。有原件的歸原件，歸原件不便的則歸復(fù)印件。
關(guān)于“當(dāng)事人的身份證件”和“香港居民、澳門居民、臺(tái)灣居民、華僑以及外國(guó)人的證明材料”，《婚姻登記條例》第五條已有明確規(guī)定，本辦法就簡(jiǎn)而言之。《婚姻登記條例》沒有涉及軍人的婚姻登記，部隊(duì)又自成體系，所以沒必要對(duì)部隊(duì)政治機(jī)關(guān)出具的證明材料做出規(guī)定。為了方便整理，我們?cè)诖_定歸檔范圍的同時(shí)，明確了卷內(nèi)文件的排列順序。
4、立卷原則與整理方法。
根據(jù)婚姻登記文件材料的特點(diǎn)和各地實(shí)際工作情況，按照便于保管和利用的原則，確定了結(jié)婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補(bǔ)發(fā)婚姻登記證類材料，分別將一對(duì)婚姻當(dāng)事人的材料組成一卷。在整理方法上，綜合了文書檔案“立卷”與“以件為單元整理”的優(yōu)點(diǎn)，形成了婚姻登記檔案獨(dú)特的整理方法：一對(duì)當(dāng)事人材料立一卷，沒有傳統(tǒng)意義上的卷皮和卷內(nèi)目錄，而是在每卷第一頁(yè)加蓋歸檔章。既簡(jiǎn)化了整理工作，又符合婚姻登記檔案的特點(diǎn)。
5、保管期限。
婚姻登記檔案的保管期限定為100年，主要考慮到絕大多數(shù)人的壽命不超過(guò)100歲，少數(shù)人100歲以上，最多是120歲，《婚姻法》規(guī)定男方22歲女方20歲才可以結(jié)婚，其婚姻登記檔案保存100年，足以滿足子孫三代人的需要。為慎重起見，本辦法對(duì)婚姻登記檔案的銷毀做出了規(guī)定，銷毀前要鑒定，對(duì)有繼續(xù)保存價(jià)值的檔案要延長(zhǎng)保管期限。
6、檔案利用是否收費(fèi)。
查檔收費(fèi)屬于行政行為，必須有法可依，否則不能在辦法中對(duì)此做出收費(fèi)設(shè)置。故《辦法》未列收費(fèi)的規(guī)定。檔案形成單位查閱本機(jī)關(guān)的檔案，相關(guān)國(guó)家檔案館應(yīng)無(wú)償提供服務(wù)，這已有明文規(guī)定，因此辦法不再重復(fù)。
7、檔案管理體制及檔案人員。
考慮到各地的實(shí)際情況，根據(jù)檔案工作的基本原則，《辦法》只對(duì)婚姻登記檔案的管理體制進(jìn)行了規(guī)定，對(duì)婚姻登記機(jī)關(guān)檔案工作的基本職責(zé)作了原則規(guī)定，不對(duì)機(jī)構(gòu)、人員提具體要求。
8、檔案利用的規(guī)定。
利用婚姻登記檔案，涉及當(dāng)事人的合法權(quán)益保護(hù)問(wèn)題，因此，辦法規(guī)定婚姻登記檔案保管部門應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度，確定審批程序。婚姻登記檔案一般僅供婚姻登記機(jī)關(guān)和婚姻當(dāng)事人使用；司法機(jī)關(guān)、律師及其他訴訟代理人為了確認(rèn)當(dāng)事人的婚姻關(guān)系，持合法證明可以查閱；其它單位、組織或個(gè)人因特殊原因需要查閱婚姻登記檔案，須經(jīng)檔案保管部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行查閱手續(xù)；婚姻登記檔案一律不外借；利用者不得損毀婚姻登記檔案，不得隨意公開婚姻登記檔案的內(nèi)容。
9、經(jīng)費(fèi)。
由于婚姻登記檔案數(shù)量較大，而且大部分在基層保管，檔案整理、保管所需費(fèi)用應(yīng)有保障，民政部經(jīng)與財(cái)政部預(yù)算司溝通，檔案管理屬于行政行為，所需經(jīng)費(fèi)本應(yīng)納入預(yù)算，故在辦法中沒有規(guī)定此類條款。